سیستم‌های اطلاعاتی مالی اهداف یادگیری پس ازمطالعه این فصل، شما باید بتوانید: منافعی را درک کنید که اعضای محیط شرکتی – در سیستم اطلاعات مالی دارند. درک بهبود یافته‌ای از نقشی را داشته باشید که AIS در CBIS بازی می‌کند. ضرورت را برای در نظر گرفتن حسابرسان داخلی – در طراحی و ارزیابی CBIS درک کنید. درک کنید که چطور یک شرکت اطلاعات را به وسیله سهامداران‌اش جمع آوری می‌کند. مسئولیت کارکرد مالی را درک کنید که شرکت را در مورد اثرات اقتصادی محیط به روز نگه می‌دارد. حقایق اساسی مربوط به پیش بینی را پی ببرید و از متدهای کمی و همین طور متدهای غیر کمی مطلع باشید. درک مقدماتی از این که چطور پیش بینی می‌تواند برای یک بسته آماری انجام شود را داشته باشید. با ابزار تحلیل مالی رایج – یعنی مدل جریان نقدی – آشنا شوید. روشی را درک کنید که بسیاری از شرکت ها ، جهت آماده سازی بودجه‌های کارکرد سالیانه‌اشان پیگیری می‌کنند. مقدمه سیستم های اطلاعات مالی مکانیزه شده‌،به مدت یک قرن یا بیشتر استفاده شده اند. ماشین های کارت پانچ که تنها گزینه واقعی برای شرکتهای بزرگ قبل از این که کامپیوتر به وجود آید بودند بیشتر برای کارکردهای مالی استفاده می‌شدند. همین وضعیت برای ماشین‌های دفترداری با حرکت واقعی نیز وجود داشت. کاربرد این ماشین‌ها، فقط محدود به پردازش داده‌های حسابداری بود و توجه کمی به اطلاعات مورد نیاز برای مدیران پرداخته می‌شد – حتی این شامل مدیران مالی هم می‌شد. وقتی که کامپیوترها وارد صحنه شدند آنها به همین طریق به کار برده شدند. این تا اواسط دهه 1960 نبود که سیستم های اطلاعات مالی، جهت استفاده از هر چیزی به جز امور اساسی حسابداری به کار برده می‌شدند. ما تشخیص داده ایم که کارکرد مالی به جریان نقدینگی (پول) در شرکت می‌باشد. اولا لازم است ه پول کافی را برای حمایت از تولید – بازاریابی و فعالیتهای دیگر به دست آوریم . سپس لازم است که این بودجه‌ها را برای اطمینان از این که به روشهای بسیار مؤثر به کار برده می‌شوند- کنترل و نظارت کنیم. تمام مدیران شرکت ها،‌مسئولیت های مالی دارند. دست کم به آنها بودجه عملیاتی داده می‌شوند و از آنها انتظار دارند که هزینه ها را در محدودیتهای ایجاد شده حفظ کنند. اطلاعاتی که جریان های نقدی را توصیف می‌کنند – درهر دو حالت بودجه بندی شده و واقعی – به مدیران این امکان را می‌دهند که از عهده مسئولیت های مالی‌اشان برآیند. مدیران در بسیاری از بخشهای محیط شرکتی، همچنین به موضوعات مالی شرکت گرایش دارند. سهامداران شرکت – اعضای کمیته مالی – دولت و تولید کنندگان نیاز به اطلاعات دارند تا وضعیت مالی شرکت را شرح دهند. همچنین بیشتر اطلاعات مالی، دستورالعمل‌هایی برای گروه ها و سازمانهایی می‌باشد که هرگز مستقیما مربوط به شرکت نمی‌باشند – مثل تحلیل گران اوراق بهادار – آموزش دهندگان – اقتصاددانان و سرمایه گذاریان بالقوه. سیستم اطلاعات مالی ، نیازهای هر دو مدیران و اجزای درون محیط شرکتی را به منظور اطلاعاتی که وضعیت مالی شرکت را شرح می‌دهند – برآورده می‌کنند. مدل سیستم اطلاعات مالی ما عبارت سیستم اطلاعات مالی را جهت توضیح زیر سیستم CBIS به کار می‌بریم که اطلاعاتی را برای افراد و گروه‌های داخل و خارج شرکت – که مربوط به موضوعات مالی شرکت می‌باشند فراهم می‌کند. اطلاعات به شکل گزارشهای دوره‌ای – گزارشهای خاص – نتایج مدل سازی های ریاضی – ارتباطات الکترونیکی و توصیه‌هایی برای سیستم‌های کارشناسی ارائه می‌شوند. مدل سیستم اطلاعات مالی ، در شکل 3511 نشان داده شده است. همچون دیگر سیستم‌های اطلاعات کاربردی، سیستم اطلاعات مالی شامل زیر سیستم‌های ورودی و خروجی می‌باشد. دو تا از این زیر سیستم‌های ورودی – یعنی سیستم اطلاعات حسابداری و زیر سیستمی که به جمع آوری اطلاعات اختصاص داده شده – نیز در دیگر سیستم‌های کاربردی یافت می‌شوند. سوم: حسابداری داخلی – که متشکل از حسابرسان داخلی شرکت می‌باشد که سیستم های ادراکی شرکت را تحلیل می‌کنند – اطمینان می‌دهند که داده های مالی به روش مناسبی پردازش می‌شوند. 3 زیر سیستم خارجی ، تاثیر را بر روی جریان نقدی شرکت اعمال می‌کند. زیر سیستم پیش بینی کننده – فعالیت طولانی مدت شرکت را در محیط اقتصادی برنامه ریزی می‌کند. زیر سیستم مدیریت بودجه‌ها، جریان نقدی 1 (در صورتی که روی دهد) نظارت می‌کند و در جستجوی تعادل و مثبت بودن می‌باشد. در زیر سیستم کنترل، مدیران می‌توانند کاربرد مؤثر منابع تمام انواعی را به دست آورند که در دسترس آنان می‌باشند. همچون دیگر سیستم‌های اطلاعاتی مالی ، زیر سیستم‌های خروجی شامل انواع مختلف نرم افزاری می‌باشد که محتواهای بانک داده‌ها را در اطلاعات تغییر می‌دهند. شکل 1-35 مدلی از سیستم اطلاعات مالی 1-داده های …. اطلاعات 2-زیرسیستم های ورودی 3-زیر سیستم های خروجی 4-زیر سیستم اطلاعات حسابداری 5-زیرسیستم پیش بینی کننده 6-منابع داخلی 7-منابع محیطی 8-زیرسیستم حسابرسی داخلی 9-زیر سیستم اطلاعات مالی 10-بانک داده 11-زیرسیستم مدیریت بودجه ها 12-زیر سیستم کنترل 13-کاربر نرم افزارهای مالی از پیش نوشته شده نرم افزار کابردی از پیش نوشته شده، برای بخشهای مالی – نسبت به هر بخش دیگر – به کار رفته است. در اکثر موارد، بسته های (نرم افزاری) پردازش اطلاعات – مثل فهرست حقوق بگیران – فهرست موجودی‌ها – و حسابهای قابل دریافت وجود دارند مدیران مالی و تحلیل گران نیز استفاده خوبی از برگه گستره‌های الکترونیکی می‌کنند و اینها،‌نمونه هایی از بسته های نرم افزاری بهره وری شخصی می‌باشند. ردیفهای برگه گستره‌ها برای نشان دادن داده‌های مالی مثل فروش‌ها و هزینه‌ فروش کالاها – عالی می‌باشند و ستون‌ها می توانند دوره‌های زمانی مثل ماه‌ها – فصل‌ها یا سال‌ها را نشان دهند. این سیستم های نرم افزاری از پیش نوشته شده،‌شرکت کوچک را قادر می‌سازند به کنترل مالی خوبی – بدون سرمایه گذاری در سرویس‌های اطلاعاتی بزرگ – دست یابند. این سیستم‌ها – همچنین از کاربرد وسیعی در شرکتهای بزرگ برخوردارند – جایی که دوستی با کاربر محرک اصلی ارزیابی کاربر نهایی است. حال که وضعیت سیستم اطلاعات مالی را شرح دادیم، هر کدام از زیرسیستم های آن را توضیح می‌دهیم. سیستم اطلاعات حسابداری پیش از این سیستم اطلاعات حسابداری را بحث کردیم و متعاقبا توانایی آن را جهت ارائه ورودی – در سیستم‌های اطلاعات اجرایی – بازاریابی و ساخت و تولید تشخیص دادیم. در این فصل، مشاهده می‌کنیم که این سیستم اطلاعاتی نقش مهمی را در سیستم اطلاعات مالی بازی می‌کند. اهمیت داده‌های حسابداری داده‌های حسابداری،‌رکورد هر چیزی با اهمیت مالی (یا پولی ) – را که در شرکت روی می‌دهد ارائه می‌کنند. یک رکورد شامل هر تعامل می‌باشد و توضیح می‌دهد که چه اتفاقی روی داده است - چه موقع روی داده است – چه کسی شرکت کرده – و (در بسیاری موارد) مستلزم چه مقدار پول می‌باشد. این داده‌های اطلاعاتی می‌توانند به روش‌های مختلفی تحلیل شوند تا بخش نیازهای اطلاعات مدیریت را برآورده سازند. ما مشاهده کرده‌ایم که چطور مدیر بازاریابی می‌تواند گزارش تحلیل فروش‌ها را دریافت کند (شکل 4-28) که این نشان می‌دهد چطور محصولات به خوبی به فروش می‌رسند. ما همچنین مشاهده کرده‌ایم که چطور مدیر ساخت و تولید می‌تواند گزارش تعمیر و نگهداری را دریافت کند (15-34) که این هزینه‌های اجرای ماشین‌های مختلف تعمیر و نگهدرای را دریافت کند. (شکل 15-34)که این هزینه‌های اجرای ماشین‌های مختلف تولید را نشان می‌دهد. همچنین یک مدیر مالی مثل مدیر اعتباری می‌تواند گزارش حسابهای دوره‌ای قابل دریافت را دریافت کند که این مقادیر قابل دریافت را براساس این که آنها چه مدت بدهی داشته‌اند – طبقه بندی می‌کند. ما این گزارش را در شکل 5-28 نشان داده‌ایم - زمانی که مدیریت را با استثناء شرح دادیم. AIS : تنها جزء رودی است که در تمام سیستم‌های اطلاعات مالی وجود دارد. حتی به طوری بنیادی‌تر، AIS‌ پایه و اساسی است که در آن تمام زیرسیستم‌های CBIS اطلاعات گرا ساخته می‌شوند. اگر شرکت AIS خوبی نداشته باشد نمی‌توان انتظار داشت که MIS خوب – DSS های خوب و سیستم‌های متخصص خوب داشته باشد. زیرسیستم‌های حسابرسی داخلی شرکتهای تمام سایزها، متکی به حسابرسان خارجی می‌باشند که تا رکوردهای حسابداری را جهت تایید صحت و درستی اشان – حسابرسی کنند. حسابرسان خارجی برای چنین شرکتهای حسابداری – مثل آرتور آندرسون و پراییس واترهوس – کار می‌کنند. گزارشهای سالیانه سهامدار شامل گزارش مخصوص سهامداری می‌باشد که چنین حسابرسی‌ایی را انجام داده است. شرکتهای بزرگتر، کارمندان حسابرسان داخلی مخصوص خودشان را دارند یعنی کسانی که تحلیل‌های مشابه همچون حسابرسان خارجی انجام می‌دهند ولی دامنه مسئولیت‌هایشان وسیع‌تر می‌باشد. ما حسابرسی داخلی را به عنوان زیر سیستم ورودی از سیستم اطلاعات مالی در نظر می‌گیریم – به دلیل توانایی آن جهت ارزیابی مستقل و تاثیر عملیاتهای شرکت از نقطه نظر مالی. شکل 2/35 روش معمول وضعیت حسابرسی داخلی را در شرکت نشان می‌دهد. انجمن مدیران شامل کمیته حسابرسی است که مسئولیت های بخش حسابرسی داخلی را مشخص می‌کنند و بسیاری از گزارشهای حسابرسی را دریافت می‌کند. مدیر حسابرسی داخلی، بخش حسابرسی داخلی را نظارت میکند و معمولا آن را به CEO یا CFO گزارش می‌کند. CFO یا کارمند مالی ارشد – شخصی است که کارکرد مالی را نظارت می‌کند و معمولا عنوان معاون رئیس مالی را دارد. این وضعیت سطح بالای حسابرسی داخلی در سازمان، اطمینان می‌دهد که به عنوان یک فعالیت مهم تشخیص داده شد،‌ و مستلزم همکاری مدیران در تمام سطوح می‌باشد. شکل2/35 وضعیت حسابرسی داخلی در سازمان 1-انجمن مدیران / کمیته حسابرسی 2-کارمند اجرایی ارشد یا کارمند مالی ارشد 3-مدیر حسابرسی داخلی 4-بخش حسابرسی داخلی اهمیت عینیت عامل منحصر به فرد و خاصی که مدیران داخلی پیشنهاد می‌کنند عینیت است. آنها به طور مستقل از واحدهای عملیاتی شرکت عمل می‌کنند و هیچ رابطه‌ای با افراد یا گروهها در شرکت ندارند. تنها وظیفه آنان – نسبت به انجمن – CEO‌و CFO می‌باشد. برای این که حسابرسان عینیت‌اشان را حفظ کنند، ثابت می‌کنند که مسئولیت عملیاتی را برای سیستم هایی که کمک به پیشرفت‌هاشان می‌کنند نمی‌خواهد. آنها به طور جدی در محدوده مشورتی عمل می‌کنند. بنابراین پیشنهاداتی را به مدیریت می‌دهند و مدیریت تصمیم می‌گیرد که آیا این پیشنهادات را اجرا کند یا نه. در این رابطه، حسابرسان داخلی دقیقا همان روش را همچون تحلیل گران سیستم - انجام می‌دهند. انواع فعالیت حسابرسی 4 نوع اساسی از فعالیت حسابرسی داخلی وجود دارد: مالی – عملیاتی- همزمان و طرح سیستم های کنترل داخلی. یک حسابرس داخلی می‌تواند به تمام این 4 نوع بپردازند. حسابرسی مالی حسابرسی مالی، صحت و درستی رکوردهای شرکت را اثبات می‌کند و فعالیتی است که توسط حسابرسان خارجی انجام می‌شود. در برخی ماموریتها ، حسابرسان داخلی و حسابرسان خارجی با یکدیگر کار می‌کنند. و در ماموریتهای دیگر – حسابرسان داخلی،‌خودشان تمام کارهای حسابداری را انجام می‌دهند. حسابرسی عملیاتی حسابرسی عملیاتی،‌برای اثبات صحت (و دوستی) رکوردها انجام نمی‌شود بلکه برعکس مؤثر بودن روشها را اعتبار می‌بخشد. و این نوعی فعالیت است که توسط تحلیل گر سیستم‌ها – طی مرحله تحلیل سیکل سیستم انجام می‌شود. سیستم‌هایی که مطالعه می‌شوند تقریبا به طور اجتناب ناپذیری – به جای فیزیکی – ادراکی می‌باشند ولی آنها ضرورتا وابسته به کامپیوتر نمی‌‌باشند. حسابرسی که در مورد سیستم‌های بر مبنای کامپیوتری تحقیق می‌کند – در قدیم اصطلاحا حسابرس EDP (یا حسابرس پردازش داده‌های الکترونیکی) نامیده شده است. در هر حال این عنوان کمتر به کار رفته است چون بیشتر حسابرسان، در انجام محاسبات متخصص و خبره شده‌اند. وقتی که حسابرسان داخلی، حسابرسی‌های عملیاتی را انجام می‌دهند آنها در جستجوی 3 ویژگی‌ اساسی سیستم می‌باشند: کفایت کنترلها / آیا سیستم برای پیشگیری (جلوگیری) – کشف یا تصحیح خطاها طراحی شده است؟ کارآیی (بازده) / آیا عملیاتهای سیستمی طوری انجام می‌شوند که بیشترین بهره وری را از منابع موجود به دست آورند؟ مطابقت با خطی مشی شرکت / آیا سیستم، شرکت را قادر می‌سازد که اهداف را برآورده کنند یا مشکلات آن را به طریق از پیش شرح داده شده حل کنند؟ وقتی که متخصصین اطلاعات، سیستم‌ها را به کار می‌برند، آنها باید این ویژگی‌ها را جستجو کنند. حسابرسی همزمان حسابرسی همزمان شبیه به حسابرسی عملیاتی است با این استثنا که حسابرسی همزمان ادامه دار است. مثلا حسابرسان داخلی ممکن است به طور تصادفی کارمندان را انتخاب کنند و چک های پرداختی‌اشان را – به جای استفاده از mailهای شرکت – شخصا به دست ایشان بدهند. این روش تضمین می‌کند که اسامی روی لیست حقوق، کارمندان واقعی را نشان می‌دهند و واحدهای مستقل دروغین نمی‌باشند که از طریق سرپرست بی‌وجدان – که می‌خواهد برخی چک‌های فوق پرداختی را دریافت کند – انتخاب شده‌اند. طرح سیستم‌های کنترل داخلی در حسابرسی عملیاتی و همزمان ، حسابرسان داخلی،‌ سیستم‌های موجود را مطالعه می‌کنند. در هر حال حسابرس نباید منتظر بماند تا وقتی که سیستم برای اعمال تاثیر بر روی آن – اجرا شود. حسابرسان داخلی باید فعالانه در پیشرفت سیستم‌ها شرکت کنند. 2 دلیل اصلی وجود دارد. اول این که هزینه تصحیح جریان سیستم – به طور شگفت انگیزی – با 4000 برابر بیشتر از تصحیح خطای طرح – طی عملیات و حفظ سیستم – می‌باشد نسبت به وقتی که طرح ذهنی سازی می‌شود. دلیل دوم برای ربط دادن حسابرسان داخلی به پیشرفت سیستم اینست که آنها مهارت (و تخصصی) را پیشنهاد می‌کنند که می‌تواند کیفیت سیستم را بهبود بخشد. حسابرس داخلی به عنوان عضوی از تیم CBIS کمک‌هایی که حسابرسان داخلی می‌توانند برای CBIS انجام دهند به ترکیب دانش و مهارت‌اشان و رویکرد مدیریت ارشد بستگی دارد. دانش و مهارتهای مورد نیاز حسابرسان برخلاف آنچه که تصور می‌کنید – حسابرسان داخلی همیشه در حسابداری – در دانشگاه – مهم نمی‌باشند. آنها با انواع مختلف پس زمینه‌ها وارد حسابرسی می‌شوند. این وضعیت در ترکیب با این حقیقت که سیستم‌های تجاری پیچیده می‌باشند، برای حسابرس داخلیِ جدید لازم و ضروری است که دوره آموزش چند ساله را بپذیرد. تمام اینها بدین معنا می‌باشند که حسابرسان داخلی – مثل متخصصین اطلاعاتی – می‌توانند به درجه‌های مختلف پروژه‌های سیستمی – براساس توانایی‌های خاص‌اشان – آموزش و تجربه‌اشان کمک کنند. گرایش مدیریت در جهت حسابرسی : حتی،‌شاید تاثیر بیشتر بر کمک حسابرسان، گرایش مدیریت ارشد است. اگر مدیریت، حسابرسان را به عنوان سگ‌های پاسبانی مشاهده کند که ماموریت اصلی‌اشان کشف نقاط ضعیف در سیستم‌های از قبل نصب شده است پس کمک‌های حسابرسان در حداقل (یا کمنیه) می‌باشد. به عبارت دیگر، اگر مدیریت ، حسابرسان را به عنوان کمک کنندگان فعال در تمام سیکل (یا دوره عمر سیستم مشاهده کند پس سطح کمک‌های حسابرسان می‌تواند بالا باشد. شکل 3-35 : افزایش هزینه تصحیح خطاهای طراحی – به عنوان پیشرفتهای دوره عمر سیستم 1-عملیات / حفظ 2-اجرا 3-ارزشیابی تلفیقی 4-ارزیابی مدول 5-پیشرفت 6-طرح ذهن سازی 7-شرایط زیرسیستم اطلاعات مالی چون کارکرد مالی،‌جریان نقدی را از طریق شرکت کنترل می‌کند پس اطلاعات – برای تسریع این جریان نیاز می‌باشند. زیر سیستم اطلاعات مالی در جستجوی تشخیص بهترین منابع سرمایه مازاد و بهترین سرمایه گذاری ‌های بودجه‌های مازاد است. به منظور برآورده کردن این هدف، زیرسیستم اطلاعات مالی،‌داده‌ها و اطلاعات ار از سهامداران و جامعه مالی جمع آوری می‌کند. همچون دیگر زیر سیستم‌های اطلاعاتی مالی، داده‌ها و اطلاعات به واسطه دولت جمع آوری می‌شوند. اکثر اطلاعاتی که بر جریان نقدینگی تاثیر می‌گذارند از دولت وحدت ملی – و به منظور گسترش کمتر (یعنی ایالت یااستان) و دولتهای محلی به وجود می‌آیند. اطلاعات سهامداران کلیه شرکت‌ها یک یا چند نفر را دارند که مسئول رابطه‌های سهامدار می‌باشند. بخش روابط سهامدار معمولا در کارکرد مالی قرار دارد. این بخش پیوند ارتباطی بین شرکت و سهامدارانش را حفظ می‌کند. جریان‌های اطلاعاتی – از شرکت تا سهامداران – بیشتر به شکل گزارش‌های سالیانه یا گزارشهای فصلی می‌باشند. این گزارش‌ها شامل اطلاعاتی در یک فرم خلاصه شده می‌باشند. شکل 4-35 نمونه‌ای از گرافیک‌های مؤثر را نشان می‌دهد که در گزارشهای سالیانه و معمولی می‌باشند. سهامداران – همچنین – بخش روابط سهامدار را به عنوان راهی برای برقراری ارتباط با شکایت ها پیشنهادات – ایده‌ها و اطلاعات دیگر درباره شرکت به کار می‌برند. در طی یکسال، سهامداران فرصت دارند در جلسه سالیانه سهامدار شرکت کنند. در این جلسه به سهامداران فرصت بیان دیدگاه هایشان داده می‌شود. اطلاعات جامعه مالی پیشرفته ترین فعالیت اطلاعاتی شرکت، احتمالا فعالیتی است که به جامعه مالی بستگی دارد. خیلی پیش از عصر کامپیوتر مدیران و کارمندان – در کارکرد مالی سیستم‌هایی داشتند که اطلاعات را جمع آوری می‌کردند. این اطلاعات ، محیط مالی را توصیف می‌کردند. 2 دلیل وجود دارد که چرا شرکت ها این جریان اطلاعاتی را ایجاد کرده‌اند. اولا: اطلاعات به سادگی در دسترس می‌باشند و به شکل مطالب پرینت شده و بانک داده‌هایی که شامل اطلاعات محیطی و اقتصادی می‌باشند وجود دارند. دوم: مدیریت عالی، تاثیر محیط اقتصادی را برای شرکت تشخیص می‌دهد و می‌خواهد نسبت به تغییراتی که باید انجام شوند – باخبر باقی بماند. شکل 4/35 : گزارش‌های سالیانه سهامدار گرافیک‌ها را برای اطلاعات برقراری ارتباط به کار می‌برند. 1-محتوای ابتکاری – 21% رشد. 2-شبکه – 18% رشد 3-تفریحگاه‌ها و پارک‌ها – 15% رشد تاثیر محیطی بر جریان نقدی محیط هر دو تاثیر مستقیم و غیر مستقیم را بر جریان نقدی – از طریق شرکت – اعمال می‌کند. نمونه‌ خوبی از تاثیر غیر مستقیم، از طریق سیستم رزرو فدرال ارائه می‌شود. وقتی که fed بخواهد به جریان نقدی سرعت بخشد، کنترل‌های مختلف آن را از طریق مثلا کاهش درصد سود اولیه – آزاد می‌سازد. وقتی که Fed بخواهد جریان نقدی رابه آهستگی پائین بیاورد کنترلها را مثلا از طریق افزایش مقادیر سود اولیه شدید می‌کند. حالتی که در آن جامعه مالی – مثل بانکها – مؤسسه های پس اندازها و قرض الحسنه – شرکتهای قرض دهنده وام و شرکتهای بیمه / به عملکردهای Fed پاسخ می‌دهند تاثیر مستقیم نامیده می‌شود. اعضای انجمن مالی، مقادیر سودی را که از مشتریان‌اشان مطالبه می‌کنند را افزایش یا کاهش می‌دهند. شرکت این تاثیر مستقیم را زمانی احساس می‌کند که پول قرض می‌گیرد یا بودجه‌های مازاد را سرمایه گذاری می‌کند. نمونه‌ای از سرویس‌ بانک داده‌های مالی تعداد زیادی از بانک داده‌های اطلاعات مالی – برای شرکت ها – براساس پذیره نویسی سهام در دسترس می‌باشند. با پرداخت شهریه پذیره نویسی سهام – شرکت می‌تواند به بانک داده‌های سرویس اصلی دسترسی پیدا کند یا بانک داده‌های Update شده را به شکل CD-ROM – براساس زمان بندی دریافت کند. یک نمونه از این سرویس، سرویس‌های اطلاعاتی جریان داده‌ها می‌باشد. پذیره نویسی سهام شرکت ، جریان داده‌ها را در پروفایل سود مالی نشان می‌دهد. که مخصوص انواع اطلاعاتی است که باید ارائه شوند. این پروفایل، شرکت را قادر می‌سازد به بانک داده‌های جریان اطلاعاتی – به وسیله اینترنت – دسترسی پیدا کنند. بانک داده‌های جریان اطلاعاتی شامل داده های ترازنامه اخیر از ایالات متحده – کانادا و ترازنامه بین‌المللی – اطلاعات سهام اخیر و قدیمی – اطلاعات اوراق قرضه و داده‌های اقتصادی مفصل می‌باشد. بخش حسابهای شرکت در بانک داده‌ها، داده‌های ترازنامه امور مالی و نسبت‌های بش از 6000 شرکت سهام عام ایالات متحده – 300 شرکت کانادایی و شرکت های منتخب اروپا و آسیا را ارائه می‌کند. جریان اطلاعاتی،‌یک سرویس پذیره نویسی سهام است ولی اطلاعات مالی مشابه می‌توانند از اینترنت – و بدون پرداخت شهریه خاص به دست آیند. 3 نمونه از این سرویسها شامل دادن و براد استریت – باروتز – و بلوم برگ می‌باشند. شکل 5/35 یک صفحه نمایش ساده است که شرکت تجاری E* Trade را نشان می دهد. در سالهای اخیر – در دسترس بودن اطلاعات مالی بر مبنای کامپیوتر – مثل اطلاعاتی که از طریق سرویس‌های پذیره نویسی و تهیه کنندگان سرویس اینترنت فراهم شده اند – به مقدار زیادی – توانایی زیر سیستم اطلاعات مالی را افزایش داده است تا در محیط مالی شرکت ، اخیر (یا جدید ) باقی بماند. بنابراین مبحث امان را درباره زیر سیستم های ورودی سیستم اطلاعات مالی به پایان می‌‌رساند. حال توجه امان را به زیر سیستم‌های خروجی جلب می‌کنیم. زیر سیستم پیش بینی کننده پیش بینی کردن یکی از قدیمی‌ترین فعالیتهای ریاضیاتی در تجارت است این فعالیت سالها قبل از کامپیوتر – که محاسبه کنندگان از میز استفاده می‌کردند – انجام شده است. کامپیوتر پیش بینی کنندگان را قادر ساخته است محاسبات را بسیار سریعتر و بسیار ساده تر انجام دهند. در بررسی کمکی که پیش بینی کردن می‌تواند برای شرکت انجام دهد،‌شما باید 3 حقیقت بنیادین (یا اساسی) را به خاطر داشته باشید: تمام پیش بینی‌ها،‌ پروژه‌های قدیمی هستند: بهریت مبنا برای پیش بینی اینکه در آینده چه اتفاقی روی خواهد داد اینست که به گذشته نظری بیافکنیم. تمام انواع پیش بینی‌ها،‌از این روش پیروی می‌کنند و این همان دلیل این پرسش است که چرا داده‌های حسابداری – در پیش بینی کردن بسیار مهم می‌باشند. چون یک مبنای تاریخی را فراهم می‌کند. تمام پیش بینی‌ها شامل توضیحات نیمه گرفته شده می‌باشند: تصمیمات پیش بینی ، نمونه خوبی از انواع تصمیمات نیمه گرفته شده می‌باشند. که از طریق DSS حمایت می‌شوند – این تصمیمات براساس برخی متغیرها می‌باشند که می‌توانند به سادگی اندازه گیری شوند و برخی از نمی‌توانند اندازه گیری شوند. هیچ تکنیک پیش بینی - کامل نیست: حتی پیشرفته ترین بسته‌های (نرم افزاری) پیش بینی کامپیوترهای بزرگ – نمی‌توانند انتظار روند که آینده را با 100 درصد صحت پیش بینی کنند. از آنجایی که مدیران از این حقایق آگاه می‌باشند پس ارزیابی بیشتری را در استفاده از پیش بینی – به عنوان پاسه و اساس برای برنامه ریزی آینده – به کار می‌برند. پیش بینی کوتاه مدت و بلند مدت پیش بینی کوتاه مدت،‌از طریق بخش‌های کارکردی (یا عملیاتی) انجام می‌شود. کارکرد بازاریابی،‌ فروش‌ها را برای آینده نزدیک برنامه ریزی می‌کند – یعنی فروش بعدی در 3 سال تمام بخش‌های کارکردی – پیش بینی ها را به عنوان پایه و اساس برای تعیین منابعی که برای حمایت از سطح فعالیت برنامه ریزی شده نیاز دارند – به کار می برند. مثلا پیش بینی فروش‌ها، پایه و اساسی برای پروژه‌های MRP می‌باشد که از طریق ساخت و تولید ایجاد شده‌اند. پیش بینی بلند مدت تر – معمولا از طریق بخشی به جز بخش بازاریابی انجام می‌شود. – یعنی از طری کارکرد مالی یا گروه خاص که مثلا مسولیت آن را برناه ریزی کرده است . برخی شرکت های بزرگ – گروه برنامه ریزی استراتژیک دارند که سطح اجرایی را گزارش می‌کنند. متدهای پیش بینی هر چند طبیعی است که پیش بینی را مثلا فقط در ارتباط با متدهای کمی تصور کنیم ولی مقدار زیادی از توجه ما، به سمت متدهای غیر کمی می‌باشد. متدهای غیر کمی متد پیش بینی کننده غیر کمی ربطی به محاسبات داده های اطلاعاتی ندارند بلکه برعکس این متد براساس ارزیابی های عینی می‌باشد. یک مدیر دلایلی همچون دلایل زیر را به کار می‌برد: ما دو هزار واحد را سال گذشته فروختیم پس ما باید بتوانیم آن را بهبود بخشیم . از این رو من تصور می‌کنم که ما 2500 سال بعد آنها را به فروشیم. پیش بینی هایی مثل اینها ممکن است در صورتی به نظر آیند که مدیر از جایگاه Pantها بپرسد ولی آنها می‌توانند منجر به بینش‌هایی در تجارت شوند که طی سالها تجربه به دست آمده‌اند. بسیاری از مدیران، در شیوه غیر کمی بسیار خوب می‌باشند. برخی شرکت ها ، سیستم‌های رسمی را ایجاد کرده اند که شامل متدهای غیر کمی می‌باشند. 3 نمونه از این سیستم های رسمی: شامل توافق گروه – متد Delphi – و سیستم های جلسات الکترونیکی می‌باشند. ما سیستم جلسه الکترونیکی را در فصول 29 شرح دادیم وقتی که سیستم حمایت کننده تصمیم گروه را نشان دادیم. توافق گروه : تکنیک توافق گروه شامل گروهی از متخصین می باشد که به وضوح فاکتورهای مربوط به آینده را بحث می‌کنند و به یک پروژه تنها – براساس ورودی‌های ترکیب شده – می‌رسند . متخصصین می‌توانند به طور منظم و – براساس زمان بندی در جلسه شرکت کنند – برنامه های کار از پیش توضیح داده شده را پیگیری کنند و بحثی را داشته باشند که به شکل نوشتاری ثبت شده است. این جلسات متکی به گفتگوهای رو در رو در اتاق کنفرانس می‌باشند. متد Dephi : مربوط به گروهی از متخصصین است که شخصا در جلسه شرکت نمی‌کنند ولی بر عکس پاسخ ها را به سری‌های پاسخنامه ها – که از طریق هماهنگ کننده آماده شده‌اند ارائه می‌کنند. هر roundاز پرسشنامه ها شامل ورودی‌های round های قبلی می‌باشند پس به تدریج محتوا را بازیابی می‌کنند. متدهای غیر کمی می‌توانند در هماهنگی با خروجی سیستم های کمی به کار برده شند. مثلا مدیران اجرایی می‌توانند خروجی را از مدل ریاضیاتی در توافق گروه یا EMS‌- (=سیستم تشکیل جلسه الکترونیکی) بحث کنند. متدهای کمی : بسیاری از تکنیک های پیش بینی – در طی سالها به کار رفته اند. یکی از این تکنیک‌ها که زیاد یادآوری شده است (در قسمت زیر)، تحلیل رگرسیون می‌باشد. تحلیل رگرسیون به ایجاد رابطه بین فعالیتی که پیش بینی می‌شوند و اصطلاحا متغیر وابسته نامیده می‌شود – و فعالیت دیگر که متغیر مستقل نامیده می‌شود – مربوط می‌باشد. در اصل – فعالیتی که پیش بینی می‌شود به فعالیت دیگر بستگی دارد. شکل 6-35 رابطه بین متغیرهای مستقل و وابسته را نشان می‌دهد. در این مثال فروش‌های شرکت – متغیر وابسته می‌باشند و تعداد فروشنده ها متغیر مستقل است پس فروش‌ها به تعداد نمونه های فروش بستگی دارد. وقتی که فقط یک متغیر مستقل تنها وجود دارد. این تکنیک اصطلاحا رگرسون ساده یا رگرسیون 2 متغیری نامیده می‌شود و وقتی که بیش از یک متغیر مستقل وجود دارد اصطلاحا رگرسیون چند گانه یا رگرسیون چند متغیری نامیده می‌شود. خطی که بر روی نقشه – از طریق نقطه‌های داده‌ها در شکل نشان داده شده است پس فاصله کل آن از هر نقطه تا خط، می‌نیمم می‌باشند این خط اصطلاحا خط رگرسیون نامیده می‌شود و بهترین تناسب با نقاط را دارد. مدیریت می‌تواند از خط رگرسیون برای پیش بینی فروشها – براساس تعداذ خاصی از فروشنده ها - استفاده کند. مثلا اگر شرکت 12 فروشنده را استخدام کند مدیریت می‌تواند فرض کرد فروش‌ها ، 2000 واحد تقریبی می‌باشند. برنامه‌های از پیش نوشته شده که اصطلاحا بسته های آماری یا بسته‌های stat نامیده می‌شود برای انجام تحلیل رگرسیون و سایر روتین‌های آماری در کامپیوتر به کار برده می‌شوند. برخی از متداولترین بسته های آماری شامل Minitab –IDA – SAS و SPSS می‌باشند. برخی از آنها در میکروکامپیوترها موجود می‌باشند و نمونه‌های خوبی از نرم افزار بهره وری سازمانی هستند. مثال مربوط به پیش بینی فرض کنید که شما مالک یک کارخانه شیر پاستوریزه هستید که می‌خواهید به سوپر مارک ها بستنی بفروشید. شما به مدت 10 سال در این کار بوده اید و برخی آمارها را در کارهایتان انجام داده اید. آمارهای ارائه شده در جدول 1-35 ، فروش های سالیانه شما را (y) در هزاران دلار نشان می‌دهند و بودجه تبلیغات شما نیز در هزاران دلار می‌باشد. بنابراین نسبت از قیمت اتان با میانگین قیت رقیب مقایسه می‌شود. برایم حاسبه این نسبت، قیمت اتان تقسیم بر میانگین قیمت رقیب می‌شود و نتیجه ضربدر 100 می‌شود. جدول 1-35: فروش سالیانه سال Historicl date فروش سالیانه بودجه تبلیغات قیمت 1 24 4 80 2 27 4 80 3 31 5 90 4 29 5 100 5 33 6 100 6 38 7 110 7 37 8 120 8 40 8 100 9 45 9 90 10 49 10 100 شما می‌خواهید بسته آماری SAS را به کار برید پس هر دو داده‌ها و دستورالعمل‌های SAS می‌توانند از طریق کی‌بورد ترمینال یا میکروکامپیوتر وارد شوند. ممکن است داده هایی را به کار بریم که قبلا در بانک داده‌ها ذخیره شده اند. در این حالت شما باید فقط دستورالعمل SAS را وارد کنید. ما فرض می‌کنیم که داده‌های تاریخی جدول،‌در بانک داده‌های شما نمی‌باشند بنابراین شما داده‌هایی را وارد می‌کنید که در شکل 7-35 نشان داده شده‌اند. لغتا DATA به SAS می‌گوید که فایلی را درست کنید. لغت INPUT برای مشخص کردن فرصت رکورد ورودی به کار برده می‌شود. اولین زمینه در SALES می‌باشد بعدی ADVER است و سومی PRICE‌می‌باشد. لغت CARDS نشان می‌دهد که رکودهای 8 داده ها ادامه داند. دستورالعمل PROC،‌درخواست برای SAS می‌باشند تا داده‌ها را پردازش کند. GLM برای مدل خطی عمومی و بخشی از SAS می‌باشد که رگرسیون را انجام می دهد. عبارت MODEL در ابتدا متغیر وابسته (SALES) و سپس متغیرهای مستقل (ADVER, PRICE) را نشان می‌دهد. داده‌های قیمت فروش ورودی‌ها Cards; 080 4 24 080 4 27 090 5 31 100 5 29 100 6 33 110 7 38 120 8 37 100 8 4 090 9 045 100 10 49 PROC GLM; MODEL SALES= ADVER PRICE: RUN: سیستم SAS روش‌ مدل‌های خطی عمومی متغیر وابسته خطای برآورد T for H0: Estimate پارامتر = 0 برآورد پارامتر 18787189/4 0056/0 94/3 50991065/16 Intercept 29627974/0 0001/0 25/13 92557910/3 ADVER 05015139/0 1868/0 46/1- 07338590/0 PRICE خروجی SAS در شکل 8-35 نشان داده شده است داده‌های معادله در مرکز پائین سمت چپ می‌باشند. وقتی که این مقادیر در معادله رگرسیون ترکیب می‌شوند معادله به صورت زیر می‌شود: فروشها برای یک سال مشخص می‌تواند پیش بینی شود که در مجموع 510/16 دلار به علاوه 93/3 مرتبه در هر هزار دلار می‌باشند که در تبلیغات سرمایه گذاری شده‌اند. منهای 07/0 برابر نسبت قیمت. مدیریت می‌تواند این معادله رگرسیون را برای نشان داده ترکیب مناسب از تبلیغات و استراتژی‌های قیمت گذاری به کار برد. نشان داده پیش بینی در پرسپکتیو مدیران در تمام سطوح، به پیش بینی می‌پردازند. ولی در سطح بالاتر، افق برنامه‌ریزی طولانی مدت تر دارند. پیش بینی طولانی مدت و متوسط (مدت) باید اثرات ملی و احتمالا اقتصادهای بین المللی را بررسی کنید و 2 نوع پیش بینی مربوط به مسئولیت زیر سیستم پیش بینی از سیستم اطلاعات مالی می‌باشد. هر دو متدهای کمی و غیر کمی می‌توانند اغلب اوقات با یکدیگر به کار برده شوند. به ندرت مدیر یک مدت کمی را بدون پیش بینی دوز لیبرال از برآورد و ارزیابی به کار می‌برد. زیرسیستم مدیریت بودجه ‌ها جریان نقدی محیط، در شرکت، و برگشت به محیط مهم می‌باشند چون پول برای به دست آوردن دیگر منابع فیزکی به کار برده می‌شود. این جریان می‌تواند نظارت و کنترل شود تا 2 هدف به دست آید: 1-اطمینان می‌دهد که جریان داخلی درآمد بیشتر از جریان خارجی هزینه می‌باشد 2-اطمینان می‌دهد که این وضعیت احتمالا در تمام سال، ثابت باقی می‌ماند. یک شرکت می‌تواند سود سایانه خوبی را نشان دهد در حالی که دوره‌هایی را در طی سال دارد که هزینه‌های آن بیش از درآمدش می‌باشند . این وضعیت می‌تواند در شکل‌های 9-35 و 10-35 مشاهده شود که نشان می دهند چطور تولید کننده تجهیزات و ماشین آلات باغ،‌سطح ثابتی را در تمام سال ایجاد می‌کند ولی فروش‌های بالا برای عمده فروشان در فصل پائیز و فروش‌های کم را در بهار دارد. از ماه مارس تا ماه می، فروش‌های ماهانه 300 هزار دلار – به اندازه کافی برای پوشش هزینه ماهانه تولید 360 هزار دلار بالا نمی‌باشند. پولی که در خارج از ماه مارس تا ماه می جریان می‌یابد بیش تر از پولی است که در داخل جریان می‌یابد حتی با آن که سود سالیانه آن اساسی است. Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Total فروش‌های ورودی نقدی 500 500 300 300 300 400 400 400 1000 1000 1000 500 6600 هزینه‌های تولید خورجی نقدی دستمزد 82 82 82 82 82 82 82 82 82 82 82 82 984 مواد 220 220 220 220 220 220 220 220 220 220 220 220 220 سایر هزینه‌های تولید 58 58 58 58 58 58 58 58 58 58 58 58 696 کل هزینه‌های تولید 360 360 360 360 360 360 360 360 360 360 360 360 4320 هزینه‌های بازاریابی و تبلیغات 26 26 26 28 28 28 40 40 40 30 30 30 372 تغییر شبکه بصورت نقدی 114 114 86- 88- 88- 12 0 0 600 610 610 110 1908 شکل‌ها، نمونه‌هایی از تحلیل جریان نقدی می‌باشند که جریان داخلی و خارجی را به صورت ماهانه نشان می‌دهند. نرم افزاری که این تحلیل را انجام می‌دهند اصطلاحا مدل جریان نقدی نامیده می‌شود. این مدل می‌تواند به طور رایج برنامه ریزی شود یا می‌تواند مثل نرم افزار بهره وری شخصی همچون برگه گستره‌های الکترونیکی – باشد. خروجی می‌تواند در هر دو شکل گرافیکی و ستونی (جدولی) نشان داده شود. هر چند نتایج سالیانه تولید کننده تجهیزات و ماشین آلات باغ،‌خوب می‌باشند. ولی جریان نقدی سالیانه، هر چیز به جز مقدار ثابت می‌باشد. در مورد هزینه‌های مازاد در ماه‌های پائیز چه می توان کرد؟ و در مورد کمبود در ماه‌های بهار چه می‌توان کرد؟ مدیران می‌توانند استراتژی‌های مختلف متعددی را در تلاش برای یافتن بهترین راه حلها مدل سازی کنند. یک روش اینست که تولید را نسبت به فروش ها – به جای ارائه سطح ثابت – هماهنگ کنیم. مدیران مدل جریان نقدی را برای بررسی اثر این استراتژی به کار می‌برند ولی نتایج رضایت بخش نمی‌باشند. هنوز قله‌ها و دره‌های بسیاری وجود دارند. روش دیگری نیز آزمایش و ارزیابی شده است. اگر آرایش‌ها بتواند در خارج – برای تولید کنندگان عمل شوند پس پرداختی‌های مواد خام می‌توانند به مدت 4 ماه به تاخیر بیافتند. مدیران این راه حل را مدل سازی می‌کنند و این در شکل 11-35 نشان داده شده است. سود 4 ماهه – که 4 درصد مطالبه می‌کند – به هر هزینه مواد ماهیانه افزوده شده و پرداختی های معوقه را نشان می‌دهد. ماه‌های جریان های قابل توجه منفی، حذف می‌شوند. اگر این جریان برای مدیران رضایت بخش باشد پس هیچ مدل سازی دیگری انجام نمی‌شود. مدل جریان نقدی، بهترین نمونه از این موضوع می‌باشد که چطور کامپیوتر می‌تواند در مدیریت جریان نقدی به کار برده شود. چون کانال ارتباطی کلی را شامل می‌شود که با دریافتهای نقدی شروع می‌شود و با پرداختهای نقدی خاتمه می‌یابد. بسیاری از تصمیمات باید در این کانال ارتباطی گرفته شوند و زیر سیستم مدیریت بودجه‌ها، می‌تواند عرضه را نشان دهد. نشان دادن مدیریت بودجه در پرسپکتیو شرکت در وضعیت لطف کامل محیط‌اش نیست. در مورد منابع پولی، شرکت می‌تواند بر جریانهای ورودی و خروجی تاثیر بگذارد. برنامه‌های زیر سیستم مدیریت بودجه – مدیریت را قادر می‌سازند تا تصمیم بگیرند که بر جریان نقدی در حالت مطلوب تاثیر بگذارند. زیر سیستم کنترل مدیران ، اهداف عملیاتی دارند که باید به دست آورده شوند مثل تولید یا فروش یک تعداد خاصی یا ارزش اقلام. مدیران با بودجه عملیاتی مشخص می‌شوند یعنی مقدار پولی که برای استفاده در برآورده کردن اهداف عملیاتی در دسترس می‌باشد. بودجه معمولا شامل عملیاتهایی برای یک سال مالی یا Fiscal year می‌باشد. فرآیند بودجه بندی 3 روش کلی وجود دارد که شرکت ها می‌توانند در ایجاد بودجه هایشان اتخاذ کنند: - بالا به پائین ، پائین به بالا و مشارکتی. روش بالا به پائین وقتی که روش بالا به پائین انتخاب می‌شود مدیران اجرایی شرکت ، مقادیر بودجه را تعیین می‌کنند و سپس این مقادیر را در سطح پائین‌تر تحمیل می‌کنند. منطق اینست که مدیران اجرایی، بهترین قدرت درک را برای اهداف طولانی مدت شرکت دارند و می‌توانند بودجه‌هایی را تخصیص دهند که شرکت را جهت برآورده کردن این اهداف توانمند می‌سازند. در هر حال ، این بودجه ممکن است توسط مدیران سطوح پائین‌تر – به عنوان هدف غیر واقعی مشاهده شود یعنی هدفی که از طریق اشخاصی تحمیل می‌شود که در خارج از حیطه تقاضاهای روز به روز تجارت می‌باشند. روش پائین به بالا وقتی که روش پائین به بالا انتخاب می‌شود فرایند بودجه بندی در پائین ترین سطح سازمانی شروع می‌شود و روش آن در سطح بالا عمل می‌کند. منطق اینست که اشخاص سطح پائین‌تر، نزدیک به عمل می‌باشند و می‌توانند نیازهای منابع‌اشان را بهتر مشخص کنند.درهر حال ، این منطق اغلب اوقات مدیران اجرایی را صرف نظر می‌کند که دلیل می‌آورند مدیران سطح پائین‌تر – به طور غیر واقعی – خواستار مقادیر بالا می‌باشند. روش مشارکتی به دلیل نقاط ضعف روشهای پائین به بالا و بالا به پائین، روش کلی اینست که فرآیند بودجه بندی مشارکتی را ادامه دهیم. بنابراین می‌توان گفت، اشخاصی که بودجه‌ها را دریافت می‌کنند در تنظیم سطوح این بودجه‌ها شرکت می‌کنند. و این یک روش دادن و گرفتن است که مدیران سطوح مختلف، دستیابی به بودجه‌ای را مورد بحث قرار می‌دهند که برای تمام سطوح رضایت بخش است. مدیران سطح متوسط ، نقش مهمی را در این فرآیند بازی می‌کنند – آنها بر دیدگاه‌های طولانی مدت مدیران اجرایی و نیازهای سطح متوسط مدیران سطح پائین‌تر تمرکز می‌کنند. شکل 12-35 مراحل فرایند بودجه بندی اشتراکی را نشان می‌دهد. این نمونه (مثال) فرض می‌کند که شرکت‌ها، استفاده از مدل ریاضیاتی رابه ماکزیمم می‌رسانند. 1-نقطه شروع، پیش بینی فروش هاست، و این از طریق بازاریابی فراهم می‌شود. مدل پیش بینی براساس برآوردهای خروجی ها - توسط مدیران بازاریابی سطح پائین‌تر می‌باشد که با ارزیابی‌های مدیران اجرایی بازاریابی تلفیق می‌شوند. 2-مدیریت عالی، پیش بینی را بررسی می‌کند و آن را براساس ارزیابی‌های اهداف‌اشان به علاوه دیگر ورودی ها تنظیم می‌کند. 3-داده های تایید شده پیش بینی، سپس وارد مدل برنامه ریزی منابع می‌شوند و اهداف فروش‌ها را به شرایط منابع در هر بخش مالی تبدیل می‌کنند. مثلا اگر شرکت 230 هزار واحد را سال بعد بفروشد 8 فروشنده جدید باید استخدام شوند پس دریل فشاری جدیدی باید خریداری شود – 2 کارورز حسابداری جدید باید اضافه شوند و یک راه انداز اضافی سیستم (کامپیوتری) باید نصب شود، مدل MRP ایی که ما در فصل 34 بحث کردیم می‌تواند بخشی از مدل برنامه ریزی منابع باشد یعنی پیش بینی نیازهای مواد. 4-پیش بینی‌های مدل برنامه ریزی منابع توسط مدیران هر بخش عملی، ارزیابی می‌شوند. این مدیران دانش تجاری‌اشان را برای تنظیم مقادیری که مناسب می‌بینند به کار می‌برند. هر مدیر در ارتباط با رئیس مافوق‌اش کار می‌کند تا به بودجه قابل قبولی برسد. فلش‌های 2 جهته که مربوط به این مرحله و مرحله بعد می‌باشند روشی را نشان می‌دهد که سیکل پیشنهادات بین سطوح مدیریت پس و پیش می‌باشند تا وقتی که بودجه،‌مالیه شود. 5-مدیریت ، بودجه های عملی تائید شده را با هم ترکیب می‌کند تا بودجه عملیاتی شرکت را به دست آورد. این فرآیند بودجه بندی، یکبار – در هر سال تقویمی انجام می‌شود درست قبل از شروع سال مالی . گزارش های بودجه بودجه عملی برای هر واحد – مثل یک اداره یا بخش – شامل مقادیری برای هر کدام از آیتم‌های هزینه اساسی می‌باشد (حقوق ها – تلفن –اجاره- تولید کننده و غیره). این آیتم‌های هزینه معمولا – به طور ماهیانه – در تمام سال مالی به سطح نوسان فعالیت اختصاص داده می‌شوند. هر مدیر با مسئولیت بودجه – یک گزارش ماهانه را دریافت می‌کند که هزینه‌های واقعی را برای هر واحد – در مقایسه با بودجه‌ - نشان می‌دهند. شکل 13-35 یک فرصت معمولی را نشان می‌دهد که عملکرد را برخلاف هر دو بودجه اخیر و بودجه سال جاری را نشان می‌دهد. بودجه سال جاری شامل مقادیر بودجه برای ماه های سال مالی است که گذشته‌اند. هدف مدیر اینست که کل مقدار بودجه را در سال رسیدگی کند و گزارش‌ها مدیر را قادر می‌سازند در طی سال – از طریق پاسخ‌ به واریانس‌های قابل توجه – حساب ها را نگه دارد. تکنیک drill – down ، که در سیستمهای اطلاعات اجرایی بارز و برجسته بوده‌است روش موثری برای دستیابی به جزئیات بیشتر – درباره واریانس‌ها می‌باشد. شکل 12-35 -فرآیند بودجه نبدی 1-مدل پیش بینی 2-پیش بینی فروشها 3-مدیریت علای 4-پیش بینی فروشهای تایید شده 5-مدل برنامه ریزی منابع 6-شرایط مالی 7-شرایط لازم برای منابع انسانی 8-شرایط سرویس‌های اطلاعاتی 9-شرایط تولید 10-شرایط بازاریابی 11-مدیر مالی 12-مدیر منابع انسانی 13-مدیر سرویس‌های اطلاعاتی 14-مدیر تولید 15-مدیر بازاریابی 16-بودجه مالی درخواست شده 17-بودجه منابع انسانی درخواست شده 18-بودجه سرویس‌های اطلاعاتی درخواست شده 19-بودجه تولید درخواست شده 20-بودجه بازاریابی درخواست شده 21-مدیریت عالی 22-بودجه سازمانی نهایی گزارش بودجه در 31 ژانویه 1999 Item Current Month Year-To-Date Budget Actual Dollars Budget Actual Dollars حقوق 500/23 000/22 -1500 000/59 250/54 -750/4 سفر 250/8 000/9 +750 500/23 100/28 +600/4 تفریح 400/1 635/1 +235 200/4 100/5 +900 تلفن 200 85 -115 600 225 +375 اجاره 535 535 0 605/1 605/1 0 اسباب 0 0 0 420 505 +85 وسایل 625 410 -215 875/1 320/1 -555 تولید کنندگان 400 620 +220 200/1 963/1 +765 کل 910/34 285/34 -625 400/92 070/93 +670 نسبت های عملکرد علاوه بر گزارش های بودجه – زیر سیستم کنترل می‌تواند تعدادی از نسبتهای عملکرد را ارائه کند. نسبت علمکرد، رابطه 2 یا چند شاخص از فعالیت سازمان است که روش اندازه گیری را فراهم می‌کند. در برخی موارد، نسبت‌ها از طریق شرکت ایجاد می‌شود. در موارد دیگر، نسبت ها ، استانداردهایی را نشان می‌دهند که از طریق صنعت خاص شرکت و یا شاید به طور کلی از طریق تجارت ایجاد شده‌اند. از میان بارزترین این نسبت‌ها، می‌توان به نسبت جاری اشاره کرد. نسبت جاری حدی را اندازه می‌گیرد که در آن شرکت یا یک واحد سازمانی می‌تواند بدهی‌های کوتاه مدت‌اش را با دارایی‌هایی که با سادگی به وجوه نقد تبدیل می‌شوند – بپوشاند. بدهی‌های جاری / دارایی‌های جاری = نسبت جاری نسبت یک به صفر یا بیشتر، مطلوب می‌باشد چون به این معناست که بدهی‌ها می‌توانند بدون داشتن فروش دربرخی از دارایی‌های غیر نقدی،‌ پرداخته شوند. نسبت بارز دیگر،‌(دفعات) گردش کالا می‌باشد که فروش‌های شرکت را در مورد سرمایه گذاری موجودی ها اندازه می‌گیرد. مثلا فرض می‌کند که شرکت موجودی‌ای را که هزینه 1 بیلیون را نشان می‌دهد و هزینه موجودی ایی را که در طی سال فروخته می‌شود و 3 میلیون دلار است را حفظ می‌کند. ما می توانیم این موجودی را به عنوان یک برگشت یا فروش طی 3 مرتبه تصور کنیم. میانگین مقدار موجودی / هزینه کالاهای فروخته شده = نسبت گردش کالا به طور کلی، هر چقدر نسبت گردش کالا بالاتر باشد – بهتر است. این نسبت نشان دهنده توانایی مدیر جهت دستیابی به سطوح بالای فروش – بدون سرمایه گذاری‌های موجودی سنگین می‌باشد. نسبت‌های این چنینی که توسط مدیران و خارجیان – مثل تحلیل گران مالی – سرمایه گذاران بالقوه و سهامداران به کار برده می‌شوند عملکرد شرکت را کنترل و نظارت می‌کنند. این نسبت‌ها چکیده‌ای از نمونه های داده‌های حسابداری می‌باشند و روشی را برای به وجود آوردن کانال های ارتباطی در مورد داده‌ها فراهم می‌کنند. ذکر (نشان دادن ) زیر سیستم در پرسپکتیو کامپیوتر – به طور متوالی – حمایت قاطعی را در بخش کنترل ارائه کرده است. وقتی که بانک داده های صحیح و جدید وجود دارند ، این فرآیند ساده ای برای مقایسه هزینه‌های واقعی و هزینه‌های بودجه بندی شده – ارائه گزارشها – و محاسبه نسبتها می‌باشد. گزارشها و نسبت های طولانی مدت، برای مدیرانی فراهم شده اند که به آنها کمک کرده‌اند بدون آنها احساس شکست می‌کنند. مدیران چطور سیستم اطلاعات مالی را به کار می‌برند؟ جدول 2-35 کاربران سیستم اطلاعات مالی را نشان می‌دهد. مدیران اجرایی در عملکرد مالی مثل معاون رئیس مالی و کنترل گر (یا بازرس) اطلاعاتی را به کار می‌برند که از طریق تمام 3 زیر سیستم خارجی ارائه می‌شوند. سایر مدیران اجرایی – که شامل اعضای انجمن مدیران می‌باشند – نیز تمام خروجی‌ها رابه کار می‌برند. مدیران سطح پائین‌تر و اعضای کارمندان حرفه‌ای – خواستار زیر سیستم هایی می‌باشند که مربوط به بخش‌های مسئولیتی آنان می‌باشند. مثلا تحلیل گر سرمایه گذاری، زیر سیستم مدیریت بودجه ها را به کار می‌برد و مدیر فروشگاه متکی به زیر سیستم کنترل می‌باشد. جدول 2-35 کاربران سیستم اطلاعات مالی کاربر Subsystem پیش بینی مدیریت بودجه کنترل معاون رئیس مالی X X X مدیران اجرایی دیگر X X X بازرس X X X مدیر حسابداری X مدیر برنامه ریزی مالی X X مدیر بودجه X دیگر مدیران کار X X X هر روزه مدیران تمام شرکتها - اطلاعات مالی را به کار می‌برند. اجازه دهید که بگوییم شما وظیفه شناسایی زیر سیستم‌های خارجی از سیستم اطلاعاتی مالی و دانش مالی‌اتان را که در بهترین سطح است مشخص کرده‌اید. پس تصمیم می‌گیرید که روش سیستم‌ها را به کار برید و با این حقیقت شروع می‌کنید که عملکرد مالی در اصل مربوط به جریان نقدی می‌باشد. جریانهای نقدی شرکت به روشهای خاصی به کار برده می‌شوند در حال که آنها در داخل شرکت و نهایتا درخارج جریان می‌یابند اگر این موضوع صحت داشته باشد پس سیستم اطلاعات مالی باید مدیریت را در نظارت بر این جریان نقدی ارزیابی کند. کمی بیشتر فکر کنید و تصمیم بگیرید که، سه موردی که باید برای کمک به کار برده شوند شامل این موارد می‌باشد: 1-ورودی 2-موردی که درآن پول باید – به طور درونی- به منابع دیگر تبدیل شود 3-خروجی پس 3 بخش اصلی از سیستم وجود دارد = ورودی – تبدیل و خروجی . بنابراین شما می‌توانید زیر سیستم‌های خروجی را به موارد زیر کمک می‌کنند – را تشخیص دهید: 1-دستیابی به پول در شرکت 2-استفاده از پول به طور موثر – در حالی که در شرکت است و 3-رهنمون کردن پول مازاد در بخش‌های محیط به منظور بیشینه سازی ارزش سرمایه گذاری. این دقیقا همان چیزی است که زیر سیستم‌های خروجی- در این فصل شرح داده اند. زیر سیستم پیش بینی، محیط مالی شرکت را برای آینده پیش بینی می‌کند طوری که مدیریت بتواند اقداماتش را جهت ایجاد گردش مالی در شرکت برنامه ریزی کند. بنابراین زیر سیستم پیش بینی،‌ وضعیتی را برای برنامه ریزی مالی (جریان نقدی) فراهم می‌کند و این در شکل 14-35 نشان داده شده است. سپس این مسولیت زیر سیستم مدیریت بودجه‌هاست که جریان نقدی را در داخل و خارج شرکت پیگیری کند. با آگاهی مدیریت از این جریان، این زیر سیستم می تواند مدیریت را در دوره‌های مازاد و کمبود مطلع سازد طوری که مدیران بتوانند مقدماتی را برای انتخاب عمل مورد نیاز فراهم کنند. و بالاخره این که این مسولیت زیر سیستم کنترل است که پول را به طور درونی – به واحدهایی تخصیص می‌دهد که برای عملیات‌هایشان به آن نیاز دارند. شکل 14-35 زیر سیستم خروجی را در رابطه با جریان نقدی نشان می‌دهد. طراحان سیستمهای اطلاعات مالی،‌ اهمیت جریان‌های نقدی که شرکت را به بخش‌های درون محیطی آن مرتبط می‌کنند – سپس آنها – سیستم ها را برای ارائه اطلاعات و نظارت بر جریانهای نقدی آنها برنامه ریزی می‌کنند. شکل 14-35 زیر سیستم های خروجی به نظارت بر جریانهای نقدی کمک می‌کنند. 1-زیر سیستم پیش بینی 2-زیر سیستم مدیریت بودجه 3-زیر سیستم کنترل 4-ورودی 5-تبدیل 6-خروجی 7-سیستم فیزیکی شرکت 8-محیط خلاصه مطالب اعضای محیط شرکتی، مدیران شرکت را به استفاده از خروجی سیستم اطلاعات مالی به یکدیگر وصل می‌کنند. مرکز این سیستم، سیستم اطلاعات حسابداری است که جزئیات مفصلی از داده‌های مربوط به تمام چیزهای نوع پولی را که در شرکت روی می‌دهند فراهم می‌کند. حسابرسان داخلی شرکت، زیر سیستم حسابرسی داخلی را تشکیل می‌دهند و به 4 نوع حسابرسی می‌پردازند – یعنی مالی – عملی – همزمان و طرح سیستم‌های کنترل داخلی و کارمندان حسابرسی داخلی می‌توانند تاثیرات قوی بر طراحی سیستم داشته باشند زمانی که اعضای کارمند، دانش و مهارت مورد نیاز را دارند و همین طور – وقتی که مدیریت کمک بالقوه‌اش را تشخیص می‌دهد. زیر سیستم اطلاعات مالی، محیط اقتصادی جامعه مالی واسطه‌های سهامداران شرکت را نظارت و کنترل می‌کند . اطلاعات مالی می‌توانند به وسیله ارتباطات غیر رسمی – نشریات نوشتاری و بانک داده‌های کامپیوتری جمع آوری شوند. تمام پیش بینی‌ها مربوط به پیش بینی‌های گذشته می‌باشند و شامل تصمیمات نیمه گرفته شده و فقدان بی‌عیبی و نقصی می‌باشند. بازاریابی به پیش بینی کوتاه مدت فروش‌ها می‌پردازند و این پیش بینی، پایه و اساس را برای تمام برنامه ریزی‌های عملی فراهم می‌کند. مسئولیت پیش بینی طولانی مدت به وسیله زیر سیسم پیش بینی و با استفاده از هر دو تکنیک کمی و غیر کمی انجام می‌شود. 3 نمونه از تکنیک‌های غیر کمی شامل توافق گروه – متد Delphi و سیستم‌های جلسات الکترونیکی می‌باشند. بارزترین تکنیک کمی، تحلیل رگرسیون است. یک شرکت به ندرت برنامه‌های پیش بینی خودش را ایجاب می‌کند. ولی بسته‌های نرم افزاری از پیش نوشته شده مثل SAS را به کار می‌برد. زیر سیستم مدیریت بودجه شامل مدیریت نه تنها در جستجوی جریان نقدی شرکت می‌باشد بلکه مربوط به تاثیر جریان نقدی نیز می‌باشد. مدل جریان نقدی می‌تواند برای مدل سازی تاثیر تصمیمات متناوب بر جریان نقدی – به کار بره شود. جریان نقدی مداوم شرکت تحت تاثیر بودجه عملیاتی می‌باشد. مدیران تمام شرکت ها – بودجه را به عنوان مکانیزم کنترل به کار می‌برند. گزارش‌های ماهانه بودجه – طی سال مالی – به مدیران توصیه می‌کنند که آنها چطور به خوبی در مقایسه با بودجه‌هایشان انجام می‌شوند. مدیران نیز نسبت ها را برای مقایسه عملکرد واحدها – با استانداردهای ایجا شده شرکت – صنعت شرکت و به طور کلی تجارت به کار برده می‌برند. فرآیند بودجه بندی – گزارش ها و نسبتها – محصول زیر سیستم کنترل می‌باشند. عبارتهای کلیدی حسابرس خارجی متد Delphi سال مالی حسابرس داخلی تحلیل رگرسیون نسبت عملکرد کمیته حسابرسی بسته آماری نسبت جاری کارمند مالی ارشد (CFO)تحلیل جریان نقدی گردش کار حسابرس EDPمدل جریان نقدی توافق گروه بودجه عملیاتی مفاهیم کلیدی سیستم اطلاعات مالی به عوان ترکیبی از زیر سیستم های ورودی و خروجی می‌باشد که از طریق بانک داده‌های اطلاعاتی با هم تلفیق (و ترکیب) می‌شوند. روشی که داده‌های حسابداری و کارکرد را برای تمام سیستم‌های تولید کننده اطلاعاتی تشکیل می‌دهند. انواع مختلف حسابرسی ها 3ویژگی اساسی که حسابرسان داخلی و متخصصین اطلاعات در جستجوی ترکیب طرح‌های سیستم‌ها می‌باشند. اهمیت خوب داده‌های قدیمی برای پیش بینی نیاز به پیش بینی‌های کمی اضافی با متدهای غیر کمی و تطبیق همبستگی تحلیل جریان نقدی با تمام مدیریت مالی روشی که بودجه بندی مشارکتی ، روشهای بالا به پائین و پائین به بالا را با هم تلفیق می‌کند. چطور خروجی مدلهای ریاضیاتی – با ارزیابی مدیریت تلفیق می‌شوند و بودجه عملیاتی را به وجود می‌آورند. سئوالات 1-چرا اجزای محیطی با پیچیدگی مستقیم در عملیاتهای شرکتی – گرایش به سیستم اطلاعات مالی دارند؟ 2-3وظیفه اساسی سیستم اطلاعات مالی – در مورد جریان نقدی کدامند؟ 3-درباره داده های داخلی جمع آوری شده توسط AIS یا داده‌های محیطی مثال بزنید. 4-به چه طریقی حسابرسان داخلی به محققین بازاریابی و مهندسین صنعت شباهت


دسته‌بندی نشده

سایت ما حاوی حجم عظیمی از مقالات دانشگاهی است . فقط بخشی از آن در این صفحه درج شده شما می توانید از گزینه جستجو متن های دیگری از این موضوع را ببینید 

کلمه کلیدی را وارد کنید :

دسته بندی: دسته‌بندی نشده

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

مطالب مرتبط

دسته‌بندی نشده

3 (1140)

واژه «شطرنج»تلفظ فارسی «چاتورانگا » است کلمه ای که در زبان سانسکریت برای نام گذاری این بازی به کار برده می شود،جایی که معمولاً از آن به عنوان نخستین زادگاه این بازی یاد می شود. اگر ادامه مطلب…

دسته‌بندی نشده

3 (1141)

بررسی تاریخ شناخت تاریخچه و علل پیدایش شهر شهر نیشابور مانند سایر شهرهای استان خراسان جزء اولین مراکز مسکونی است که اقوام آریایی پس از ورود به ایران در آن سکنی گزیدند. خراسان قدیم به ادامه مطلب…

دسته‌بندی نشده

3 (1142)

بنام خدا سازمان صنایع کوچک و شهرکهای صنعتی ایران شرکت شهرکهای صنعتی مازندران معاونت صنایع کوچک طرح امکان سنجی "پارچه بافی" پاییز 85 فهرست مطالب فصل اول بررسی بازار مطالعه و شناخت محصول...............................................................................................................................4 عوامل موثردر ادامه مطلب…

background